وقتی داشتن بکاپ کافی نیست

داشتن نسخه پشتیبان یکی از مهم‌ترین راه‌های محافظت از اطلاعات است؛ اما گاهی یک اشتباه ساده می‌تواند شرایطی ایجاد کند که حتی با وجود داشتن بکاپ، دسترسی به اطلاعات با مشکل مواجه شود.

یکی از تجربه‌هایی که در این زمینه داشته‌ام، مربوط به مشتری‌ای بود که با من تماس گرفت و گفت نرم‌افزار حسابداری مجموعه با مشکل مواجه شده است.

با پرسیدن چند سؤال ساده متوجه شدم مشکل از نرم‌افزار نیست و احتمالاً به سخت‌افزار سیستم مربوط می‌شود. به آنها گفتم که آن روز امکان مراجعه ندارم و فردای آن روز برای بررسی مشکل به مجموعه آنها خواهم آمد.

اما آنها به دلیل مشغله کاری و عجله‌ای که داشتند، نمی‌توانستند صبر کنند. قرار بود برای مشتریان خود صورتحساب صادر کنند و ادامه کار برایشان اهمیت زیادی داشت. به همین دلیل، سیستم را به یک مرکز خدمات کامپیوتری بردند.

در آنجا بدون اینکه بررسی دقیقی انجام شود یا سؤال‌های لازم درباره مشکل پرسیده شود، به آنها گفته شد که مشکل از ویندوز است و باید ویندوز سیستم تعویض شود.

ویندوز را تعویض کردند و پس از نصب مجدد نرم‌افزار حسابداری، تازه متوجه شدند مشکل اصلی بسیار جدی‌تر از چیزی است که تصور می‌کردند.

هر کاری می‌کردند، امکان بازگرداندن بکاپ اطلاعات وجود نداشت و نرم‌افزار هنگام بازیابی اطلاعات با خطا مواجه می‌شد. از طرف دیگر، واحد پشتیبانی نرم‌افزار حسابداری نیز پاسخ‌گو نبود.

اینجا بود که نگرانی واقعی آنها شروع شد.

فردای آن روز دوباره با من تماس گرفتند و من به دفتر آنها مراجعه کردم. وقتی شرایط را دیدم، به آنها گفتم:

«چرا عجله کردید و بدون بررسی دقیق ویندوز را عوض کردید؟ اگر الان اطلاعات شما برنگردد، چه اتفاقی خواهد افتاد؟»

نگرانی و استرس زیادی در چهره آنها دیده می‌شد. با اضطراب توضیح دادند که تمام اطلاعات مالی، حساب و کتاب مشتریان و سوابق کاری مجموعه در همان نرم‌افزار قرار دارد و اگر اطلاعات برنگردد، با مشکل بسیار بزرگی مواجه خواهند شد.

از آنها خواستم کیس را به دفتر کارم منتقل کنند تا بتوانم بررسی‌های لازم را با دقت بیشتری انجام دهم.

پس از صرف زمان و انجام بررسی‌های مختلف، در نهایت توانستم فایل بکاپ را بازیابی کنم و اطلاعات را دوباره در اختیار آنها قرار دهم.

درسی که این تجربه به من داد

این تجربه برای من یک نکته مهم داشت: داشتن بکاپ به‌تنهایی کافی نیست؛ باید مطمئن باشیم که بکاپ قابل بازیابی است.

در بسیاری از مجموعه‌ها، وقتی درباره پشتیبان‌گیری سؤال می‌شود، پاسخ این است که «ما بکاپ داریم». اما سؤال مهم‌تر این است که اگر روزی سیستم از کار افتاد، آیا می‌توان این بکاپ را با موفقیت بازیابی کرد؟

از طرف دیگر، هنگام بروز مشکل در سیستمی که اطلاعات مهمی در آن نگهداری می‌شود، عجله برای تغییر ویندوز، نصب مجدد نرم‌افزار یا دستکاری سیستم می‌تواند شرایط را پیچیده‌تر کند. در این تجربه، اگر آنها تا روز بعد صبر می‌کردند، احتمالاً می‌شد مشکل را بدون ایجاد این نگرانی و ریسک اضافی بررسی کرد؛ اما اقدام عجولانه قبل از مشخص شدن علت اصلی، روند بازیابی اطلاعات را دشوارتر کرد.

بنابراین در چنین شرایطی، اولین اقدام نباید لزوماً تعمیر یا نصب مجدد باشد؛ ابتدا باید وضعیت اطلاعات، نسخه‌های پشتیبان و امکان بازیابی آنها مشخص شود.

اطلاعات یک مجموعه ممکن است حاصل سال‌ها فعالیت باشد و از بین رفتن آنها گاهی بسیار پرهزینه‌تر از خود نرم‌افزار است.

بکاپ زمانی ارزش واقعی دارد که در روز بحران بتوانیم آن را با موفقیت بازیابی کنیم.